ビジネスメールの書き方 基本と承諾の敬語や返信におススメの設定とは?

最終更新日:2015/08/08

最近は、LINEを営業に使用されることが増えましたが、まだまだメールは大切なビジネスツールです。

特に資料を添付した打ち合わせなどでは頻繁にやり取りされるため、つい電話的な対応になりがちですが、やはり文章によるやり取りですので、言葉の打ち合わせである電話と違い、手紙としての礼儀が必要となります。

ここでは、そんなビジネスメールの基本について紹介します。

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ビジネスメールの書き方の基本 相手の名前は必ず入れましょう!

基本中の基本で「何を今さら…」と思われる方もいらっしゃるでしょう。

しかしメールでは、送り先のアドレスを入れた時点で相手のお名前が出る事に安心して、本文に相手のお名前を書かない方も多いのです。

しかし、万が一(あってはならない事ですが)、送り先のアドレスを間違えて送ってしまった時、本文に相手のお名前が書かれていない状態では、送られた相手は間違いに気付くことが出来ません。

送られた時点では気付けずに、添付ファイルを開いてから、もしくは本文の要件をすべて読んでから間違いで送られたメールである事に気が付くのです。


想像して下さい。

もしそれが、ライバル会社あてに送られた見積の添付ファイルだったりしたら…

恐ろしすぎます。


メールではありませんが、以前同僚が取引先を間違えてFAXを送ってしまったことがあり、正式な送り先がその、間違えて送ってしまった取引先の顧客であった事から大問題になった事がありました。

手紙もそうですが、メールやFAXは一度送ってしまってからでは取り返しがつきません。

ですので、そこは十分に確認して送るのは当然ですが、メール本文に相手先のお名前を入れておく事で、本文を見た相手が添付ファイルを開く前に気付くことが出来るというのは大きいと思います。

もし相手のお名前を入れていないという方がいらっしゃいましたら、次からは入れるようにされる事をおススメします。

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ビジネスメールの書き方 承諾の敬語の意味と使い方

ビジネスメール以外でもそうですが、敬語は相手や状況によって使い分ける必要があります。

謝罪の言葉もそうですが、意外と気づかないのが「承諾」の意の言葉遣い。

 ・了解しました(了解致しました)
 ・承知しました(承知致しました)
 ・承(うけたまわ)りました。

この3つの言葉の使い分け、解りますか?


上司や目上の方から指示を受けた場合は「承知しました」が最適です。
受けた指示を理解した上で実行(行動)しますと承諾したことを意味します。

「承りました」は、顧客などからの依頼(注文)に対して承諾した場合に使われます。

どちらも、「理解した上で実行します」と言う意味での承諾で使われます。


一方「了解しました」は上司やお客様には使いません。

同僚や目下の相手への承諾の意味で使われます。


ビジネスでは使用する機会が多いと思いますので、意識して使い分ける事で「こいつ、敬語を理解しているな~」という印象を相手に与えることが出来ます。

参考にして下さい。(笑)

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ビジネスメールの書き方 返信の際に適した設定は?

ビジネスメールで頂いたメールに返信する際は、頂いたメールを本文に残しておく設定をおススメします。

こうする事で返信を受け取った相手が、どんなメールを自分が送ったのかを確認する手間を省くことが出来ますので、やり取りがスムーズになります。


 設定方法 

Microsoft Outlook(私の場合は2010ですので、それで説明させて頂きますが、他もおそらく似たものではないかと思います。)で、メール画面の左上にある『ファイル』タブを選び、『オプション』を選択。

左バー2つ目の『メール』を選んで、その中にある『返信/転送』の設定から「メッセージを返信するとき(R)」の『元のメッセージを残す』を選択してください。

最後に、一番下にある『OK』を選んで完了です。

が、

『OK』を押される前に、「メッセージを返信するとき(R)」の下にある、「メッセージを転送するとき(F)」も『元のメッセージを残す』を選択しておくと便利だと思います。



まとめ

今回は本当にビジネスメールの基本中の基本を紹介しました。

すでに「わかっている」方がほとんどだと思いますが、意外と仲間内メールと同じ感覚や、電話のような感覚で送ってこられる方も多いです。

顔の見えない相手とのやり取りだからこそ、こんな細かいところで「あなた」という人間性が判断されてしまいます。

この記事が少しでもお役に立てましたら幸いです。


その他の敬語につきましては、サイト内記事『敬語の基本は挨拶と謝罪…』も参照ください。

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